Pomocí moderních systémů pro řízení projektů můžete nejen detailně plánovat činnosti, ale také zvýšit efektivitu svého týmu. Které funkce jsou v tomto případě nejdůležitější? Odpovídáme.
Vytváření harmonogramu
Dobrý software pro řízení projektů je systém, jehož základní a nejdůležitější funkcí je možnost podrobně plánovat činnosti, tj. vytvářet harmonogram. V praxi by tedy měl umožňovat nejen popis jednotlivých procesů, ale také stanovení termínů jejich realizace či zdrojů potřebných pro plnění jednotlivých úkolů. Pro usnadnění sledování postupu prací by mělo být možné harmonogram prezentovat i graficky, např. ve formě Ganttova diagramu nebo diagramů CPM či PERT. Z hlediska více projektových manažerů může být také důležité, aby bylo možné definovat závislosti mezi jednotlivými úkoly.
Správa zdrojů
Mimořádně důležitou funkcí systému pro řízení projektů z hlediska efektivity týmu je také správa zdrojů. Tato funkce umožňuje přiřazení konkrétních lidí k úkolům a rezervaci či přerozdělení zdrojů. Tyto další funkce jsou užitečné zejména pro lidi, kteří řídí různé projekty současně.
Řízení portfolia projektů
Efektivita práce týmu do značné míry závisí také na šikovném řízení portfolia projektů. Jedná se totiž o funkci, která umožňuje stanovit priority jednotlivých projektů, a tím podporuje rozhodování managementu. Důležité je v tomto případě také vyhodnocování rentability jednotlivých projektů, aby se přednostně realizovaly ty iniciativy, jejichž realizace bude pro podnik nejvýhodnější.
Řízení rizik
Řízení rizik je funkcí moderních systémů řízení projektů, která je důležitá nejen pro efektivitu týmu, ale také pro roli, kterou hraje vedoucí týmu. Vedoucí týmu je zodpovědný nejen za realizaci projektu, ale také za definování velikosti rizika nebo za reakci na vzniklé problémy.
Zprávy
Efektivní fungování projektového týmu by nebylo možné bez neustálého sledování postupu prací. Proto je jednou z nejdůležitějších funkcí moderních systémů pro řízení projektů reporting, který umožňuje dohled nad jednotlivými úkoly uvedenými v harmonogramu. Díky reportům může vedoucí získat informace týkající se mimo jiné nedodržení termínů, vznikajících rizik nebo překročení stanoveného rozpočtu. Důležité je také to, že díky reportům mohou projektoví manažeři firmy vyvozovat závěry, aby na jejich základě zlepšovali stávající procesy.
Závěrem lze říci, že moderní aplikace pro řízení projektů, jejichž příkladem je FlexiProject, mají mnoho funkcí, které mohou zefektivnit práci týmu. Díky tomu mohou být projekty nejen rychleji dokončeny, ale také méně nákladné.
