Papírové výkazy mají jednu společnou vlastnost: dříve či později stejně skončí v ruce personalisty, který čísla přepíše do mzdového programu. Každé přepsané pole je šance na překlep a minuta navíc. Proto se dnes stále častěji propojuje elektronický docházkový systém přímo s mzdovým softwarem. Co tím firma získá a na co si dát pozor při výběru?
Když docházka končí na klávesnici účetní
Typický scénář ve firmě, kde si zaměstnanci zapisují docházku například do Excelu, bez integrace docházkového systému, vypadá takto:
- Zaměstnanci si pípají na terminálu nebo zapisují časy do tabulky.
- Vedoucí na konci měsíce dodá personalistovi soubory či kartičky.
- Personalista ručně opraví chybějící příchody, dovolené a přestávky.
- Všechna čísla přepisuje do mzdového softwaru, aby spočítal výplaty.
Rizika jsou zřejmá – časová ztráta, chybovost, stres před uzávěrkou a nepotřebné papíry, které se musí archivovat deset let.
Jak docházkový systém šetří čas i chyby
Moderní docházková aplikace docházkový systém pracuje on-line: každé „pípnutí“ se uloží na server v momentě, kdy zaměstnanec přiloží prst, kartu nebo zadá PIN. Systém zároveň:
- validuje chybějící záznamy – zvýrazní směnu bez odchodu nebo špatně zadané přestávky,
- počítá příplatky za noc, víkend i svátek podle legislativy,
- připraví export do více než čtyřiceti mzdových programů (Pohoda, Pamica, Helios, SAP aj.).
Personalista tak namísto celodenního přepisování jen zkontroluje shrnutí a stáhne soubor, který mzdový systém přijme bez další úpravy. Ve firmě se 250 lidmi to podle zkušeností uživatelů Alvena znamená úsporu zhruba 375 hodin práce ročně a prakticky nulovou chybovost na výplatních páskách.
Přímé napojení: co umí elektronický docházkový systém Alveno
Díky elektronickému docházkovému systému Alveno proudí data mezi terminálem a mzdovým softwarem v reálném čase, takže personalista už nemusí nic kopírovat ani upravovat – všechno se přenese automaticky a bez chyb.
- Okamžitý přenos dat – záznam o příchodu je v mzdovém systému dřív, než zaměstnanec dorazí ke svému stolu.
- Jednotné rozhraní – personalista uzavírá měsíc v Alvenu a jedním tlačítkem vytvoří soubor, který mzdový program automaticky načte.
- Audit-trail – změna záznamu (např. dodatečně schválený home-office) se objeví v logu s časem a jmenovkou toho, kdo úpravu provedl.
- Bezpečné úložiště – data jsou šifrovaná a zálohovaná v EU, takže splňují GDPR i povinnou desetiletou archivaci.
Díky mobilní aplikaci lze navíc schvalovat dovolené nebo služební cesty během minutky – třeba cestou na schůzku. Výkaz se přepíše sám a personalista se k němu už nemusí vracet.
Tři tipy, jak vybrat správný docházkový systém
- Zkontrolujte kompatibilitu s vaším mzdovým softwarem – ideálně přímý export, nikoli univerzální CSV bez struktury.
- Ptejte se na aktualizace – legislativa se mění, systém by měl umět automaticky přidat nové příplatky nebo povinné údaje.
- Vyzkoušejte demo – importujte bezpečně svá data a ověřte si, že výplaty vyjdou správně bez ručního zásahu.
Kolik času vám integrace reálně ušetří?
Alveno nabízí on-line kalkulačku: zadáte počet zaměstnanců a aktuální způsob evidence. Do tří minut víte, kolik hodin i peněz vám automatický export každé čtvrtletí vrátí. Zkušenosti firem ukazují, že investice se vrátí často za méně než půl roku.
Když data tečou napřímo, uzávěrka nebolí
Spojení docházkového systému s mzdovým softwarem odbourá ruční přepis a eliminujete chyby, které stojí čas i peníze. Zaměstnanci mají jistotu správně spočítané mzdy, personalista získá prostor věnovat se lidem a vedení firmy vidí přesná čísla bez čekání.
Chcete si to vyzkoušet na vlastních datech? Vyžádejte si krátkou on-line ukázku a uvidíte, jak evidence docházky v cloudu mění papírové kolečko na pár kliknutí.
