Jak připravit konferenci, na kterou se návštěvníci budou rádi vracet

foto Startupový projekt Konfi.cz pomáhá zprostředkovat krátkodobé pronájmy konferenčních prostor
Startupový projekt Konfi.cz pomáhá zprostředkovat krátkodobé pronájmy konferenčních prostor

Praha 7. února 2018 (PROTEXT) -

Pořádání konference vyžaduje precizní přípravu. Dobře zvolené místo, nápaditý catering nebo drobnosti typu "našel jsem to bez potíží" a "měl jsem kde zaparkovat" zanechají v návštěvnících pocit spokojenosti. Společně s mírou spokojenosti pak roste pravděpodobnost, že se návštěvník za rok vrátí zpět a také, že si svůj pocit nenechá pro sebe. Pozitivní reference jsou pak tou nejlepší propagací, jaké se vám může dostat. Ponechme však teď propagaci stranou a pojďme se podívat na naprosté základy, které byste měli znát, než se pustíte do práce.

Vaše plány začnou pravděpodobně pohledem do kalendáře. Správný výběr termínu má výrazný vliv na úspěch celé akce. Poptávka po konferencích i jejich nabídka vykazují výraznou sezónnost. Nejvíce se jich koná od října do května s malou přestávkou o vánočních svátcích, prázdniny jsou naopak časem zapovězeným. Více konferencí se koná v pracovních dnech, méně přes víkend. "Sezónnost doporučujeme respektovat už kvůli tomu, že velká část konferenčních místností se nachází v hotelových zařízeních, které jsou od června do září obsazeny převážně turisty," uvádí Jan Balogh, manažer Konfi.cz. Dodává, že ideální je začít plánovat minimálně s tříměsíčním předstihem - nejen kvůli rezervaci vhodných prostorů, ale také kvůli dostatku času pro propagaci konference.

Při výběru lokality dbejte na její dobrou dopravní dostupnost. Je lepší udělat konferenci v blízkosti sjezdu z dálnice, než v zapadlém horském hotelu na konci světa. Vaši návštěvníci ocení, když lokalitu najdou snadno a bez komplikací, zvlášť ti méně dochvilní. Pokud pořádáte konferenci v centru většího města, není na škodu mít přehled o dostupnosti místa pomocí veřejné dopravy.

Na začátku také zvažte, jak velkou kapacitu sálu budete potřebovat. Podle předpokládaného počtu návštěvníků lépe zacílíte svou poptávku po vhodných prostorech. "Nabídka je v Česku pestrá. V databázi máme komorní prostory od standardních až po designové, jejichž součástí je třeba soukromá galerie umění. Na druhé straně spektra se nachází sály pro tisíc lidí, do kterých je možné dostat nadměrný náklad velikosti autobusu," dodává Balogh.

Nikoho nepřekvapí, že největší nabídka konferenčních místností se nachází v Praze, následuje Brno s Ostravou, pak další krajská města. Velmi dobré podmínky najdete také v našich nejznámějších lázeňských městech, které disponují širokou nabídkou hotelů a konferenčních zařízení - to platí například pro Karlovy Vary. Cenová úroveň se v české metropoli a v menších městech výrazně neliší. V menších městech můžete paradoxně dostat služby o úroveň horší, než by mělo odpovídat nabízené ceně. Není to ale naštěstí pravidlem.

Když už máte vybranou lokalitu, doporučujeme zaměřit pozornost na vybavení a zázemí konferenčních sálů připadajících v úvahu. Kromě sálu samotného se vám bude hodit lobby, kde odbavíte registraci účastníků nebo coffee break. V dosahu hlavního sálu oceníte vy i pozvaní řečníci jednu menší místnost jako zázemí pro techniku či jako šatnu. Obvykle platí, že větší hotely a konferenční zařízení toto budou nabízet ve svém standardu, u menších subjektů je dobré vše pečlivě prověřit.

Co byste měli rovněž zkontrolovat, je technika dostupná na místě. Plátno a projektor je v dnešní době základ. U událostí nad padesát účastníků se vyplatí zjistit kvalita ozvučení. Rovněž wi-fi je dnes základ. U větších akcí zkontrolujte kvalitu signálu - pokud se na jednu wi-fi v sále připojí desítky telefonů, může to být problém. Z tohoto důvodu doporučujeme mít zajištěné připojení pro pořadatele zvlášť. Pokud prezentujete on-line materiály, napojte notebook extra přes kabel, ušetří vám to zbytečné nervy.

Jak již bylo řečeno, konferenční místnosti jsou často součástí hotelových zařízení. Díky tomu si nemusíte lámat hlavu s občerstvením nebo s ubytováním hostů, pokud plánujete konferenci vícedenní. U nehotelových zařízení si většinou nepohoršíte - drtivá většina jich dokáže zajistit cateringové služby a doporučit ubytování prostřednictvím partnerských firem. Je dobré se na to ale předem zeptat. Občerstvení se bude týkat naše poslední doporučení. Říká se, že láska prochází žaludkem. A tedy i my doporučujeme: kvalitu občerstvení rozhodně nepodceňujte, mnohdy to může být vedle kvality řečníků a bezchybné organizace jedna z podstatných věcí, která se návštěvníkům vryje do paměti.

O Konfi.cz: Startupový projekt Konfi.cz pomáhá na českém trhu zprostředkovat firmám a agenturám krátkodobé pronájmy konferenčních prostor. V květnu ho spustila společnost HOTEL.CZ, která má ve svém portfoliu úspěšně rozjeté projekty hotel.cz, penzion.cz, spa.cz a další. V posledním kvartálu roku 2017 se s pomocí Konfi.cz měsíčně uskutečňovala zhruba stovka akcí celkem pro více jak 1 700 návštěvníků. V loňském roce projekt pomohl zprostředkovat pronájmy za takřka dva a půl milionu korun a nadále roste.

Nejčastěji jeho služeb využívají firmy, které se specializují na on-line marketing či na vzdělávání a poradenství. Dalšími klienty jsou firmy z oboru financí a firmy z oboru IT technologií. Největší zájem je o menší místnosti s kapacitou cca 20-30 osob.

Jak Konfi.cz funguje: Dosavadní praxe organizátorů různých druhů setkání spočívala v pátrání po cílových lokalitách, obesílání provozovatelů zařízení a porovnávání nabídek, což mnohdy zabralo několik dní. Tento problém se startup rozhodl řešit zpracováním nabídky takřka 1 000 místností na jednom místě ve stejném formátu. Organizátor si místnosti porovná, pošle svůj výběr, případně připojí dotazy. Operátoři Konfi.cz připraví poptávku, zkontaktují provozovatele a dojednají detaily. Výsledek pošlou organizátorovi k odsouhlasení zpět zpravidla do druhého dne.

V letošním roce chystá Konfi.cz novou funkci, která umožní zákazníkům on-line objednávku a platbu menších místností pro obchodní jednání. Půlroční provoz potvrdil, že v tomto segmentu je zájem největší. Další novinkou, bude spuštění nové sekce doplňkových služeb - cateringu, fotografa, nebo hostesek.

Kontakt pro novináře:

Lukáš Jokl

mail: lukas@lukasjokl.cz

Reklama

ISSN: 1213-5003 © Copyright 2018 ČTK

1°C

Dnes je pátek 23. února 2018

Očekáváme v 5:00 -6°C

Celá předpověď